تعجبی ندارد که افراد در تلاش اند تا در کارهای خود متمرکز باشند. ما با عدم تمرکز و حواس پرتی بمباران شده ایم، زیر فشار انتظارات غیر واقعی قرار گرفته ایم و گرفتار درخواست های زیاد هستیم.
به عنوان رهبرِ یک تیم برای افزایش تمرکز و کاهش حواس پرتی چه کاری میتوانید انجام دهید؟ چگونه میتوانید محیطی ایجاد کنید که افرادِ شما به کارهایِ با الویت پایین نه بگویند و وقت و انرژی خود را به مهم ترین پروژه ها و افراد اختصاص دهند؟
در چند دهه اخیر، ما این مسئله را مورد مطالعه قرار داده و به آموزش مهارت های مدیران در جهت موثر بودن آنها پرداخته ایم. این موضوع در کتاب و دوره های ما به نام “به انجام رساندن کارها”مورد بررسی قرار گرفته است. اما اجازه بدهید تا به طور شفاف تر به این موضوع بپردازیم که چه کارهایی میتوانید انجام دهید تا تیم شما به درستی درگیر کار شود. در اینجا به هفت ایده که به تمرکز تیم شما کمک میکند، میپردازیم.
کارها و پروژه ها را فهرست کنید
این یک حقیقت است که شعور و درک انجام کار بین همه یکسان نیست.اگر افراد شما لیست کاملی از تعهدات و پروژه های خود را نداشته باشند، نمیتوانند واقع بینانه الویت بندی کنند. به عنوان یک رهبر، افراد را مسئول تهیه این لیست ها کنید و به آنها هر هفته زمان دهید تا این تعهدات را به طور کامل بررسی کرده و مدیریت کنند.
کانال های ارتباطی را توضیح داده و سازماندهی کنید
بیشتر حواس پرتی ما نتیجه کانال های ارتباطی داخلی زیادی است که افراد باید در محیط کار خود مدیریت کنند- و این مسئله اشاره به پردازش محتوا در هر کانال ندارد. در مورد زمان پاسخگویی و اینکه هر کانال باید برای چه استفاده شود توضیح دهید.
نه گفتن را عادی کنید
رهبران باید فکری به حال خستگی و فرسودگی افراد در محیط کار کنند .ریچ شریدن مدیر عامل Menlo Innovations که یک شرکت توسعه نرم افزار سفارشی است، یک رهبر نمونه است. ریچ ارزش کارمندان و انرژی و ظرفیت روانی آنها را درک میکند. او نه تنها کارمندان را تشویق میکند تا ایده های خود را بیان کنند، بلکه به این رفتار پاداش میدهد.
وقتی کارمندی میگوید که دیگر رغبتی به انجام کار ندارد یا خسته شده است، ریچ به مدیران پروژه یاد میدهد که لبخند زده و بگویند،” از اینکه این خبر بد را با من در میان گذاشتید متشکرم.” چرا باید این کار را کرد؟ از نظر ریچ اکثر رهبران میخواهند برروی خبر بد سرپوش بگذارند. اما با این کار آن خبر بد از بین نمی‌رود. در عوض در فرهنگ نفوذ میکند و مشکلات کیفی و اخلاقی ایجاد میکند. این مشکلات ساعات اضافه‌کاری زیادی به دنبال دارد. با گوش دادن به حرف‌های کارمندان در مورد خستگی کار، نه گفتن را عادی سازی کنیم. با واکنش‌های حساب شده به رفتارشان پاداش دهید.
جلسات را معنا دار کنید
بیشتر روزهای کاری افراد به جلسات اختصاص داده میشوند. به کارمندان کمک کنید متمرکز بمانند تا جلسات بی هدف را کم کنند. برای افزایش کارایی جلسات یکی از مدیرانی که ما تربیت کردیم مثال قشنگی زد. او گفت: ” اگر کسی شما را به جلسه ای بدون دستور کار مشخص دعوت کرد، اجازه دارید که آن را رد کنید.” این مدیر، مسئولیت را برعهده ی مجری جلسه میگذارد (که اغلب خودش است) تا احترام بیشتری برای وقت دیگران قائل باشد. همچنین به کارمندان این فرصت را میدهد تا مدیریت روزهای خود را داشته باشند و بتوانند بر کارهای با اولویت بالا تمرکز کنند.
بهره وری هدفمند ایجاد کنید
در طول جلسات تک نفره با کارمندان از افراد خود نپرسید که سرشان شلوغ است یا نه، بلکه بپرسید که وقت و فضایی برای انجام کارهایی که لازم است یا میخواهند، دارند؟! اگر پاسخ منفی است، آنها را در مدیریت این امور حمایت کنید. شاید آنها به اولویت بندی کارهای خود نیاز دارند یا در حال انجام پروژه ها و کارهای جانبی هستند که به کمک شما میتوانند آنها را از برنامه خود حذف کنند. شاید آنها لازم است برای تمرکز در کار، تقویم کاری را فراموش کنند و ساعات کاری خود را مطابق با توانایی شان تنظیم کنند. این شکاف ها را پیدا کنید و کاهش دهید.
شکل مشخصی به تمرکز دهید
شاید راحت ترین راه برای ترویج کار متمرکز، تنظیم یک تقویم کاری باشد. تیمی تشکیل دهید و ساعات کاری منظم و منسجمی برای آنها در نظر بگیرید. به عنوان مثال، به افراد تیم بگویید که کار متمرکز را در روزهای سه شنبه و پنج شنبه فراموش کنند. در طول این ساعات، هیچ کسی اجازه ندارد که جلسه ایی تنظیم کند، و دیگران نیز در سازمان خواهند دید که کارمندان در دسترس نیستند. اما حواستان باشد اگر قرار است در طی این زمان برنامه ریزی کنید، در وهله ی اول این کار را انجام ندهید، چراکه جز برهم زدن برنامه تقویم شما هیچ سودی نخواهد داشت.
به چارچوب ها احترام بگذارید
وقتی که افراد میگویند که طبق ساعات کار مشخص شده مشغول به کار هستند، خود نیز به آن احترام بگذارید. به عنوان رهبر تیم، شاید بگویید این قوانین در مورد همه صدق میکند جز شما- اما به محض اینکه کار آنها را دچار وقفه میکنید، باعث میشوید که دیگران هم این کار را انجام دهند. چنین کاری این پیام را میرساند که زمان مشخص برای کار، ساختگی است و هر کسی اجازه دارد این قانون را زیر پا بگذارد.
این اقدامات کمک میکند تا فرهنگی بسازید که افراد تیم شما بتوانند بر کاری تمرکز کنند که واقعا اهمیت دارد. ضروری است که رهبران این قواعد را درک کنند زیرا به کارایی تیم در دنیایی که تمرکز افراد را میگیرد، کمک میکند. از توانایی آنها حمایت کنید تا همه موفق شوند.
دیوید آلن و جاستین هیل